Notaría García Carrasco: A la vanguardia en innovación tecnológica y de gestión

14 años cumplió esta notaría, una de las más grandes de Concepción, liderada por el notario Ramón García Carrasco. La notaría no sólo sobresale por su afán de mejora continua en todos los ámbitos, sino también por su buen clima laboral, lo que redunda en una mejor atención y un trato más cercano con sus usuarios.

Ubicada en pleno centro de Concepción, esta notaría destaca por el sello impuesto por su notario, Ramón García Carrasco, a quien no es raro encontrar conversando con quienes allí concurren. Su sencillez y amable trato son ampliamente conocidos por todos. “La retroalimentación es clave para mejorar, optimizar nuestro servicio y brindar la atención de excelencia a la que aspiramos”, afirma.

Pero además de su simpatía y cordialidad, García Carrasco es reconocido por su espíritu innovador, que lo ha llevado, desde sus inicios, a introducir modernizaciones tecnológicas y organizacionales en su quehacer. Así, por ejemplo, en Lota, donde comenzó sus funciones como notario y conservador de bienes raíces, fue uno de los primeros en erradicar “la romántica máquina de escribir”, introduciendo microprocesadores Olivetti, la joya tecnológica de la época. Eso, sumado a la reforma de esos años, posibilitó que las escrituras pudieran mecanografiarse y dejaran de ser manuscritas. “Con este cambio, y la tecnología adquirida, generamos seguridad jurídica y, al mismo tiempo, logramos entregar un servicio significativamente más rápido a los usuarios”, detalla.

Esa innnovación sería la primera de muchas impulsadas por Ramón García, marcando el rumbo de su carrera, y constituyendo el sello de su paso por distintas notarías: la mejora continua y el afán por brindar una mejor y más eficiente atención. “Siempre he estado preocupado de adaptar mi oficio a las nuevas tecnologías; lo entiendo, además, como un compromiso con la ciudadanía”, enfatiza.

Reconocido por la comunidad

Tras su paso por Lota, y antes de llegar a Concepción, a García le correspondió desempeñarse como ministro de fe en Parral y Penco. “Todas han sido experiencias enriquecedoras, que me permiten sentirme exitoso, en términos de que he logrado el reconocimiento de quienes acuden a nuestra notaría, lugar donde se entrega un servicio cercano, eficiente y rápido”.

Pero este reconocimiento no sólo viene de sus usuarios, sino también de la comunidad. Es así que en 2015 recibió el premio Responsabilidad Social de CIDERE Biobío, por su valioso aporte a la innovación y su marcada responsabilidad social organizacional y, en 2016, fue premiado por el Colegio de Periodistas por su apoyo a la comunidad penquista. “Estos reconocimientos no hacen más que reafirmar nuestra convicción y compromiso con la mejora permanente, en todos los ámbitos. De hecho, pensando en brindar una mejor atención a los migrantes haitianos, hemos capacitado a nuestros colaboradores en el aprendizaje de su idioma, el créole”, dice. 

Apostando por la innovación

Con el paso de los años, sistemáticas innovaciones vinieron a brindar un mayor valor agregado a la notaría, como la incorporación de nuevas formas de pago para sus clientes. Así, hace 10 años, la notaría Ramón García Carrasco fue pionera en Concepción en dar la posibilidad a sus usuarios de pagar con tarjeta de crédito o débito, herramienta que facilitó enormemente el pago de servicios.

Pero no se detuvo allí, y decidió “ponerle pantalones largos al oficio”, adquiriendo y poniendo en marcha el primer ERP, un programa informático de planificación de recursos, diseñado para notarías. Éste integraba elementos de atención de público, administración de personal y finanzas, entre otros. “Fue tal el impacto, que muchos lo replicaron, lo que es bueno, pues la sana competencia genera un mejor servicio notarial”, opina García.

Hoy, la notaría cuenta con un Departamento Informático, encargado de la permanente actualización de sus tecnologías. Es así, por ejemplo, que su página web (www.notariagarcia.cl), que tiene un  diseño responsive, que le permite adecuarse a cualquier dispositivo móvil, y que garantiza una conexión segura (https), ofrece múltiples prestaciones a sus usuarios. “Nuestra página web busca erradicar el concepto público de que las notarías son lentas, posibilitando a los usuarios realizar también trámites en línea”, cuenta García.

Asimismo, dispone de Seguimiento Online de Escrituras, plataforma que permite monitorear el estado y avance de éstas en la notaría, y Repertorio Digital autorizado por la Corte de Apelaciones de Concepción. De igual modo, en materia de Juicios Arbitrales, cuenta con un sistema único en Chile de seguimiento digital para las partes que intervienen en estas causas, en las que García sirve como actuario y su notaría, como base de tribunal arbitral. Finalmente se encuentran los Instrumentos Privados, como se denomina a los trámites que se efectúan en el mesón de atención. “Nuestra web permite llenar el formulario en casa, y luego venir aquí sólo a estampar la firma. Además, pensando en agilizar aún más la atención, hace más de diez años incorporamos la Firma Electrónica Avanzada, acorde a la Ley 19.799”.

García comenta que implementar esta innovación significó a la notaría adquirir nuevos equipos, capacitar a sus colaboradores y, lo más complicado: “educar a los usuarios en el cambio cultural que conlleva su uso, en el sentido de entender que este documento digital tiene el mismo valor y produce los mismos efectos jurídicos que el de papel”.

Sello de Calidad

Siguiendo este camino de innovación permanente, García decidió en 2015 obtener para su notaría la certificación en gestión de calidad de la norma ISO 9001, en su versión 2008. “Entendimos que la organización había alcanzado un grado de madurez suficiente, y que debíamos seguir trabajando para mejorar nuestra gestión. Esto significó una serie de esfuerzos organizacionales y económicos, pero valió la pena, pues somos la única notaría en Chile doblemente certificada con ella, lo que nos llena de satisfacción”.

Esto ya que, en enero de este año, se recertificaron en la nueva versión 2015 de la norma ISO 9001. “Muchos me dijeron que no lo hiciera porque ya habíamos alcanzado la meta; no obstante, veo la vida como un constante desafío, siempre inscrito en la línea de la mejora  continua”, afirma García. Agrega que estas certificaciones le han permitido generar una política de gestión de calidad.

Aunque en sus 14 años en Concepción su notaría se ha destacado por la mejora continua y las constantes innovaciones, este “penquista de corazón”, como García se define, sigue trabajando para incorporar nuevas tecnologías que permitan a sus usuarios acceder a una mejor atención y a un servicio más expedito. Es así que a principios de este año implementó el sistema ZeroQ, materializado en un tótem de atención de público, también pionero en el rubro notarial, que otorga una atención rápida y ordenada de los usuarios, discriminando por tipo de trámite, y dando atención preferente a embarazadas, adultos mayores y a personas con capacidades diferentes. Asimismo, la aplicación ZeroQ permite reservar número de atención de manera remota.

Sobre su afán de incorporar constantemente nuevas innovaciones, García señala: “Aun cuando la tecnología no es gratis, me parece una buena inversión, pues genera cercanía con los usuarios y les facilita la vida”.

De igual modo, García se preocupa de mantener un buen clima laboral, aspecto que para él reviste vital importancia. Para fomentar esta cercanía con sus colaboradores, durante el año realiza múltiples actividades. “Celebramos nuestro aniversario, Fiestas Patrias, Pascua de Resurrección, Navidad con los niños; cumpleaños, fecha en que el festejado tiene la tarde libre, y hasta hemos hecho viajes a la nieve”, detalla, agregando que también se brindan bonos por trayectoria.

Asimismo, ha establecido diferentes líneas de acción para acercarse a la comunidad, vinculándose con varias fundaciones, a quienes apoya de diferentes maneras; concurre hasta hogares de ancianos para ayudarlos con diversos trámites, asesora a algunos comités de allegados y ha firmado convenios con liceos técnicos para recibir a sus alumnos como duales, contribuyendo así a acelerar su proceso de inserción laboral. Sobre esta labor puntualiza: “Estoy convencido de que el notario debe cumplir también un rol social, siendo siempre parte de la solución y nunca del problema”.

O’Higgins 680, 4° piso, Oficina 401, Concepción, Región del Biobío, Chile.
Teléfono: (41) 2861577.

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