La aplicación web ofrece gestionar de manera online -y con certeza jurídica- las actuaciones de manera rápida, fácil y muy segura. Además, como todo queda registrado en la plataforma, los documentos pueden revisarse y descargarse en cualquier momento.
La crisis sanitaria ha provocado que muchos de los trámites que antes se hacían presencialmente, ahora se estén realizando de manera online, incluso aquellos que necesitan de la firma de un notario como ministro de fe.
Haciendo eco de esta nueva realidad, la empresa desarrolladora de soluciones digitales integrales, Analítica Chile, creó Optra, una plataforma web asociada a una aplicación que permite a las empresas gestionar en línea -e incluso a distancia- los documentos notariales que necesitan realizar con sus clientes, automatizando completamente el proceso y asegurando la trazabilidad documental.
“Gracias a una plataforma anteriormente desarrollada por Analítica Chile que, entre otras cosas, gestionaba el proceso de escrituración bancaria y notarial (Sistema Aiken), logramos responder y conocer las necesidades que el sistema tenía. Así nació Optra”, informa Beatriz Sepúlveda, auditora legal de la empresa tecnológica. Agrega que la App vino a responder las necesidades informáticas de entidades financieras, automotoras, inmobiliarias, constructoras y corredores de propiedades, entre otros.
De hecho, a la fecha son varias las empresas que han confiado en nuestras soluciones de procesos de gestión. Entre ellas se cuenta Renta Nacional, Valdivieso, e inmobiiarias como Aitue, Socovesa, Vellatrix, Las Magdalenas y Costa Pingueral, entre muchas otras.
Evolución de la labor notarial
El éxito de esta plataforma se debe a que, además de permitir hacer gran cantidad de trámites de forma rápida y sencilla, garantiza a sus usuarios la máxima seguridad en la protección de sus registros y datos. Basta con descargar la App para poder acceder a firmar los documentos directamente en el teléfono, sin necesidad de acudir a alguna oficina, lo que posibilita realizar en minutos trámites que antes podían demorar días en gestionarse.
“Además, entendiendo que para nuestros clientes la seguridad de sus datos es fundamental, hemos desarrollado innovadoras estrategias para protegerlos. Por ejemplo, cada uno ingresa a la plataforma con una clave, que es propia. Allí, revisa el documento y, si está de acuerdo, lo firma, directamente en la pantalla del dispositivo. También se le pide al usuario una foto suya y de su carnet de identidad. Es decir, incorpora múltiples medidas de seguridad que permiten validar que la persona que firmó es quien dice ser”, detalla la directiva.
Pero Optra también trabaja sobre un sólido sistema de capas, que impide la pérdida o robo de documentos: todo queda guardado en la plataforma, listo para ser revisado y descargado cuando se necesite.
Beatriz Sepúlveda destaca que la plataforma y App de Optra son una solución que, en su versión de uso notarial, es administrada, gestionada y resguardada en las bases de datos de los notarios. “Ellos, por su seriedad como ministros de fe, son los más idóneos para asegurar que todo se cumpla respetando la confiabilidad y seguridad jurídica. Son parte importante del proceso y nosotros, un soporte al servicio del sistema notarial”.
Hoy, por medio de la firma electrónica se pueden realizar muchos actos jurídicos, como promesas de compra venta, cartas oferta, contratos de arriendo, poderes simples, contratos de trabajo. “Pero nada reemplaza la intervención de un ministro de fe”, enfatiza.
Sin embargo, gracias a desarrollos tecnológicos como la plataforma Optra se puede facilitar el proceso y ahorrar en costos administrativos, logísticos y documentales, manteniendo la seguridad y certeza del sistema notarial. “Y todo, sin perder tiempo en trámites ni papeleos, lo que implica también aumentar la productividad de la empresa”, puntualiza Beatriz Sepúlveda.